営業の業務とは?七つの営業機能を把握して営業業務を改善


営業活動は、契約のみ特化した時間配分が理想的です。

朝から晩まで、受注(契約)交渉のみ集中できたら、どんなに売上は伸びることでしょう。

しかし、どうしても、営業に伴う業務が発生します。

では、営業の業務とは?

[営業の業務例①]営業機能(セールスフロー)

営業活動には、受注(契約)交渉に至るまで、5つの機能があります。

販売機能が、6段階目。営業は1~7段階すべてですから、販売とは異なります。

1 パブリシティ機能 (告知紹介) 商品の告知。「こんな商品を売っています」と知らせること
2 リストアップ機能 (発掘探索) 見込み客の発掘。新規客になりそうな擬似客を記録して再接触に備えること 
3 コンタクト機能 (接触継続) ①覚えてもらうため ②信用してもらうため ③受注するために接触を繰り返すこと
4 リサーチ機能 (問題発見) 見込み客が抱えている問題や希望を見出し、それで正解かどうか確認すること
5 プランニング機能 (問題解決) 希望が叶って満足しうる方法を伝えること(主に取扱商品で)
6 セールス機能 (販売契約) 商品と代金を交換すること。1~6の六段階に時間の概念は無関係
7 フォロー機能 (再販再訪) 関連商品も売ること。継続受注すること。新規客を優良顧客化すること。

一般的には、六段階目の

「販売」活動を「営業」活動と解釈

している場合が多いようです。(それはそれで構いません。各社それぞれの解釈なので)

だたし、販売と、営業を、混同したままですと、

売ること(六段階目のみ)が営業

だと勘違いしてしまいます。営業=販売ですね。

このように、ひとくちに営業といっても、契約へ至るまでには、6つの機能があり、販売後のフォローまでの7段階目を、
  • すべて一人の営業マンで担う営業部もあれば
  • 担当ごとに分ける営業部
もあります。たとえば、宅配便のセールス・ドライバーのように、電話の受付を、ドライバー個人の携帯電話へ集約させるほうが、エリア別では(機動力が上がって)効率的です。

しかし、エリアが無関係なセールスなのに、何もかも一人の営業マンへ集約させると、売上金を稼ぐ重要なポジションの営業マンが、雑用係になってしまう危険性があります。

なので、営業マンには営業マンの仕事(契約)をしてもらうために、営業以外は、別の部署が分担し、営業業務の効率化を図ります。


[業務の改善例①]営業業務の分掌化

営業マンには営業マンの仕事(契約・受注)をしてもらうために、
  • アウトバウンド(電話セールス)をテレマーケティング会社へ外注し、アポイントが取れた場合のみ営業マンが動く仕組みや
  • 飛び込み訪問は外部の営業会社(やアルバイト)に任せている企業
があります。ただし、これでは、テレマーケティング会社や、営業会社への支払いが多くなってしまいますから、
  • 社内にアポインターを雇って、テレアポと、セールスを分離している企業や
  • 営業マンが効率的にアポイントを取るために、リストを社外から買っている企業や
  • 営業活動そのものをセールスレップや営業代行へ外注している企業
等があります。それらの中には、
  • 新規客の獲得は外注。既存客の維持は社内の営業部
  • セールス活動すべてを外注。社内の営業(主に社長)は、接待係(ゴルフ等)
  • 営業マンには新規開拓を担当させず、新規獲得は広告を用い、営業マンは事実上の配達係(ルートセールス等)
このように、アウトソーシングを上手に利用して、営業機能を分掌化し、営業マンの負担を軽減している営業組織は結構あります。

[営業の業務例②]事務処理

営業の業務は、業種業態によって、様々ですが、どこの営業部にも共通するのは、見積書や請求書等の書類の作成です。

取引金額の合意あっての契約(受注)ですから、一部の例外を除くと、見積書は必須ですし、請求書を出さなければ、入金がありません。事務処理は、どうしても付きものです。

その見積書を作る間、営業マンは外回り(受注活動)を休止し、机の前に座っていなければなりませんし、見積り金額が大きくなればなるほど、見積書の作成に費やす時間は多くなります。

[業務の改善例②]事務の分掌化

そこで、建設会社の中には、見積部という部署を作り、営業マンに代って見積書を作成し、営業業務を援けています。

ゼネコン級のプロジェクトでなくても、社員数名のソフト開発会社では、見積書と請求書の作成を、営業の業務に任せ、たった一人の営業マンが、直行直帰できる体制を整えています。

たった一人の営業マンは、社長が多く、「こういう見積書を作ってくれ」と、出先から電話やメールで、業務兼経理兼総務兼電話番の内勤社員へ指示を出し、外回りの時間を確保しています。

[営業の業務例③]納品業務

通常は、受注した商品を納入して、一連の受注活動(営業活動)が終結します。

納品物が大きければ、納品業務を外注せざるを得ませんが、納品物が小さければ、納品業務を、営業マンが兼務する企業もあり、

その納品機会を、深耕のチャンスと考えていて、あえて営業活動と納品業務を一体化している企業もあります。

[営業の改善例③]納品業務の分掌化

納入=顔出し(営業活動)という解釈で、納品をセールスの一環とする企業もあれば、納品をセールスと切り離し、配達スタッフに任せたり、宅配便に任せたりする会社もあります。

注文が入ってくるのを待つ「待ち受け営業」や、既存顧客の注文を聞いて回る「御用聞き営業」ならば、納入=営業活動ですから、営業マンが、納品業務を兼務するのは効果的です。たわいのない雑談の中に、次の注文が含まれることもあるからです。

一方、新規顧客の開拓に重きを置く企業では、営業活動=新規回りですので、業務担当が納入を手配したり、業務担当が自ら納入して、セールス部隊を支援しています。


[営業の業務と改善]まとめ

営業の業務というと、電話番や、資料送付や、FAX送信などの営業事務を指す場合が多いようですが、事務よりも、業務のほうが役割は広域です。

業務の役割は、コンタクト・ポイント(顧客接点)である重要な営業マンに、

契約交渉に専念できる時間を、確保させてあげること

です。ある統計によると、営業マンが契約交渉に割ける時間は、一日の1/10だそうですから、1日の勤務時間帯が10時間と仮定すると、営業活動できるのは、正味、たった一時間。

どうしても移動時間は避けられませんので、残りの9/10を、移動や、会議や、業務や、事務に費やしている模様です。

もちろん、平均値ですから、もっと多い営業マンもいれば、少ない営業マンもいるでしょう。

いずれにしても、契約交渉という貴重な時間を、一分一秒でも確保してあげて、

営業成績を高められるように支援するのが、営業業務の役割

です。

その内容は、各社の営業戦略によって異なりますから、経営者が、どんな営業戦略を採用しているか?営業体制によって異なります。

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